Configuración inicial-Action Business Tools: la gestión gratuita de PyMEs y autónomos en la nube.

Algunos cambios pueden perderse

Configuración inicial

Requisitos previos

Aunque Action se ha concebido para simplificar al máximo su puesta en marcha, sí que es necesario ingresar en la aplicación una serie mínima de datos que le permitan generar unos documentos de calidad profesional. Por supuesto, la calidad de estos documentos dependerá fuertemente de la calidad de los datos que usted introduzca. Para la configuración, necesitará:

Datos de facturación de su empresa : Nombre de la empresa, NIF, dirección de facturación.
Datos de imagen : Logotipo de su empresa, pie de página de los documentos enviados.
Direcciones de correo electrónico: a ser posible bajo un dominio de su propiedad.

La dirección de correo electrónico del usuario no tiene por qué ser la misma dirección que se utilice dentro de la aplicación como remitente de los correos. Además, podrá en un futuro cambiar estos datos si así lo desease.

Pasos para la puesta en marcha

Una vez disponga de la información necesaria, deberá:

Registrar un usuario en la Web de Action: Cree una cuenta y verifíquela siguiendo las instrucciones del correo electrónico que reciba. El nombre, apellidos y dirección de correo electrónico que utilice para esta cuenta no tendrán por qué coincidir con su perfil en la base de datos. De hecho, usted podrá disponer de un perfil diferente en cada base de datos a la que tenga acceso.
Acceder a la aplicación : utilice los datos de registro y presione el botón "Conectar".
Crear una nueva base de datos, o aceptar la invitación de acceso a una base de datos existente: no es necesario que usted cree una base de datos si lo que realmente desea es acceder a una base de datos creada por otro usuario. De cualquier forma, siempre podrá crear nuevas bases de datos para su uso personal, o compartidas con otros usuarios de Action en el menú "Perfil de Usuario".
Configurar la base de datos (opcional) : Si ha optado por crear una nueva base de datos, siga los pasos del wizard de configuración de la base de datos.

Configuración inicial de las bases de datos

Antes de poder empezar a trabajar con la base de datos, tendrá que configurarla. Una vez que acceda a la base de datos (bien aceptando la invitación a cambiar de base de datos o bien seleccionando la base de datos en el menú de usuario), presione el botón "Inicializar base de datos".

Introduzca con cuidado el mayor número de datos posible; sus documentos generados serán realmente de calidad. De todos modos, podrá actualizar esa información en el menú de usuario en la opción "Configurar la base de datos actual".

Añadir usuarios a la base de datos

Si es usted el creador de la base de datos, muy posiblemente querrá dar acceso a sus colaboradores a la base de datos de su entidad. Para realizar estas invitaciones, siga los siguientes pasos:

Cerciórese que está utilizando la base de datos correcta. La información está disponible en el nombre del menú de usuario (situado en la esquina superior izquierda de la aplicación),si puede administrar más de una base de datos.
En el mismo menú usuario, localice la opción "Invitar usuario".
Introduzca la dirección de correo electrónico a la que enviar la invitación. Esta dirección de correo no tendrá por qué ser la misma que luego remita los correos electrónicos dentro de la aplicación, pero será la que se deberá utilizar como usuario de Action.
Complete los datos del perfil del usuario dentro de su base de datos. Estos datos se utilizarán únicamente dentro de esta base de datos.
Espere a que la persona a la que ha invitado acepte su invitación para pertenecer a la apliación.

Establecer permisos y roles dentro de la base de datos

La versión gratuita de Action permite una cierta configuración de los permisos de los usuarios dentro de una base de datos determinada. Estos permisos limitarán la información que sean capaces de ver, así como las tareas que el usuario pueda realizar.

Para simplificar inicialmente el uso de la aplicación, lo nuevos usuarios dispondrán de todos los permisos, salvo los de "Administración de la Aplicación" y "Administración de Usuarios".

Acceda a la cuenta de usuario para modificar el conjunto de permisos que éste dispone. Esta confiugración estará disponible en la opción "Configurar la base de datos actual" del menú de usuario, si accede al registro del usuario

Los permisos disponibles son los siguientes:

Logística : tareas relacionadas con la atención de pedidos de cliente, pedidos de proveedor, facturación y gestión de cobros.
Ventas : tareas relacionadas con la generación de proyectos de venta, ofertas, creación de pedidos de cliente.
Marketing: tareas relacionadas con la generación de oportunidades de venta
Administradores : capacidad de extraer informes globales de la empresa
Menús por defecto : capacidad de acceder a determinados menús genéricos de la aplicación
Contactos - Modificación : modificación de datos de los contactos ya registrados en la base de datos.
Contactos - Cambiar contactos de empresa : capacidad de mover a un contacto de una sede a otra, de la misma o de diferente empresa.
Contactos - Eliminación : capacidad de eliminar un contacto, haciendo más complejo el acceso a su información.
Lista de Precios - Modificación : modificación de las listas de precios.
Administración de la Aplicación : capacidad de realización de determinadas tareas de mantenimiento, como la exportación de la base de datos o la eliminación de la misma
Administración de Usuarios : capacidad para dar altas y bajas de usuarios, así de como modificar los permisos de los usuarios.

Manual

Terminología